Sistema para eventos: orçamento, contrato, sinal e ingressos

Sábado, 23h40. Juliana, cerimonialista em Belo Horizonte, está fechando um casamento quando chega um WhatsApp: «Oi! Vocês têm data livre em 12 de setembro? Somos 180 convidados.» Mas ela só vê a mensagem no domingo à tarde. Enquanto isso, a noiva já marcou reunião com outra assessoria que respondeu em cinco minutos. Afinal, um sistema para eventos existe para esse momento: responde na hora, agenda a conversa e não deixa o pedido esfriar.

Depois da reunião, o trabalho cresce. Vem o orçamento, em seguida o contrato, então o sinal e, por fim, as parcelas até a data. Enquanto isso, mudam fornecedores, número de convidados e cardápio. Por isso tanta gente acaba com tudo espalhado entre WhatsApp, planilha, e-mail e caderno.

Então, este guia mostra como organizar isso no HighLevel (GoHighLevel). Você vai ver o funil, três automações, o snapshot oficial, a configuração, o preço em reais e os limites. Além disso, explica como vender ingressos com check-in por QR code. Para outros segmentos, veja a página de segmentos.

Read in English: CRM for Event Planners · Leer en español: Software para eventos · Parte de GoHighLevel por segmento

Quem procura um sistema para eventos no Google encontra dois tipos de ferramenta. De um lado estão as plataformas de ingressos e inscrições, como Sympla e Even3. Ou seja, elas vendem entradas e gerenciam participantes. Por outro lado, estão os sistemas de gestão para cerimoniais, buffets e espaços, como o MeEventos. Em geral, eles cuidam de orçamento, contrato, financeiro e fornecedores.

Muitos negócios precisam das duas coisas. Por exemplo, uma assessoria de casamento vende serviços, mas também pode organizar um encontro de noivas com ingresso. Assim, o HighLevel entra como a camada de vendas e marketing: CRM, WhatsApp, propostas, contratos, cobranças e anúncios. Além disso, ele tem uma função de Eventos com ingressos, RSVP e check-in por QR code.

Estes são os pontos em que um negócio de eventos mais perde clientes ou dinheiro. Em seguida, veja como fica cada um deles num sistema para eventos bem configurado.

Um funil transforma o seu processo comercial em colunas visíveis. Cada cartão é um evento, enquanto o valor dele é o total do contrato. Assim, o quadro mostra quanto dinheiro está parado em cada etapa. Use no máximo sete etapas, porque coluna demais vira cartão que ninguém move.

Quase todas as mudanças acontecem sozinhas. Por exemplo, quando a cliente agenda a reunião, o cartão vai para «Reunião». Da mesma forma, quando o sinal cai, vai para «Fechado». Mesmo assim, você pode arrastar cartões à mão quando o cliente fecha por telefone.

Pedidos que nunca respondem vão para «Perdido» com um motivo, como «sem resposta», «orçamento» ou «data ocupada». Assim, depois de uma temporada, esses motivos mostram se você precisa mudar preço, tempo de resposta ou marketing.

Você organiza eventos próprios, como um encontro de noivas ou um workshop? Então o seu sistema para eventos também pode vender os ingressos. Em geral, os eventos ficam em Memberships › Events (Membros › Eventos). Ao criar, você escolhe se o evento tem ingressos ou RSVP, e se é presencial ou on-line.

Um evento com ingressos pode misturar lotes gratuitos e pagos, cada um com preço, quantidade e período de venda. Além disso, você define o limite total de vagas, o prazo de inscrição e cupons de desconto. A página pública mostra, inclusive, programação, palestrantes, local e perguntas frequentes. Os participantes recebem e-mails de confirmação e lembrete, enquanto você recebe alertas e um resumo diário.

Na porta, a equipe escaneia o QR code de cada participante pelo celular, na aba de check-in. Enquanto isso, o pagamento passa pelo processador conectado, como o Stripe. Segundo a documentação oficial de Eventos, o HighLevel não cobra taxa de plataforma além da tarifa do cartão. No entanto, vale conhecer os limites.

• Não dá para trocar um evento de ingressos para RSVP (nem o contrário) depois de criado.
• O reembolso é manual e feito pelo organizador. Por isso, cancelar o evento não reembolsa ninguém automaticamente.
• O participante não transfere o ingresso sozinho; você edita ou cadastra de novo.
• Os cupons são só de porcentagem, mas a documentação não fala em lista de espera.
• A documentação não cita certificados, e não existe vitrine de eventos como a da Sympla.

Estas três automações cobrem os momentos em que mais se perde dinheiro: a primeira resposta, o sinal e a avaliação. Então você monta em Automation › Workflows e testa primeiro com o seu próprio número.

Pedido pelo WhatsApp → reunião agendada

O gatilho é o formulário de orçamento enviado, ou uma mensagem de WhatsApp marcada com a tag «orçamento». Assim, a automação cria a oportunidade com data, convidados e orçamento. Em seguida, manda um WhatsApp com o link para agendar uma conversa de 20 minutos. Se a cliente escreveu primeiro, você responde dentro da janela de 24 horas. Porém, se ela veio pelo formulário, a mensagem precisa de um modelo aprovado pela Meta.

Duas horas depois, a automação confere se houve agendamento. Mas, se não houve, cria uma tarefa para ligar no mesmo dia. Então, se a cliente continua calada, recebe o portfólio no dia seguinte. Em seguida, três dias depois, chega uma pergunta curta: «Ainda procurando para 12 de setembro?». Por fim, o cartão vai para «Perdido» com o motivo «sem resposta».

Proposta aceita → contrato → sinal

Quando você move o cartão para «Proposta aceita», a segunda automação envia o contrato para assinatura eletrônica. Em seguida, manda o link de pagamento do sinal. Além disso, uma automação pequena, com o gatilho de pagamento recebido, coloca a tag «sinal pago». Enquanto isso, a principal espera três dias. Se a tag não aparece, ela avisa você antes de segurar a data por mais tempo.

Mais adiante, outra automação usa o campo «data do evento». Com ele, então, lembra as parcelas, por exemplo 60 e 15 dias antes. Assim ninguém precisa lembrar de cabeça quem deve quanto e quando.

Nunca montou um modelo de contrato? Então veja este vídeo curto do HighLevel (em inglês) sobre assinaturas eletrônicas com validade jurídica na plataforma.

Evento realizado → avaliação, indicação e nova venda

No dia seguinte à festa, você move o cartão para «Evento realizado», ou um gatilho por data faz isso. Então a terceira automação envia um WhatsApp de agradecimento com o link das fotos. Dois dias depois, pede a avaliação no Google e, em seguida, uma indicação para amigos que estão planejando algo. Por fim, onze meses depois, manda uma mensagem de bodas de papel. Para empresas, porém, o convite é para orçar a festa de fim de ano.

De fato, é aqui que muito dinheiro fica na mesa. Afinal, cliente feliz raramente avalia se ninguém pede na hora certa, e eventos corporativos costumam se repetir todo ano.

No Brasil, quase todo pedido de evento começa pelo WhatsApp ou pelo Direct do Instagram. Por isso o seu sistema para eventos precisa ter o WhatsApp dentro do CRM, e não num celular só. No HighLevel, cada conversa fica no contato; assim, você vê proposta, data e pagamentos enquanto responde.

Quanto ao custo, o WhatsApp sai a US$ 10 (≈ R$ 53) por mês por subconta, mais as tarifas da Meta por mensagem. Além disso, a IA de conversas responde dúvidas e manda o link da agenda. Por outro lado, o Voice AI atende ligações. Mesmo assim, deixe preço final e reserva de data com uma pessoa.

Por fim, no dia do evento, o aplicativo permite responder e mandar um link de pagamento sem abrir o notebook.

O HighLevel publica um guia oficial para organizadores de eventos com o «Event Planner Snapshot». É um bom ponto de partida, embora use o mesmo modelo genérico que o HighLevel aplica a vários negócios locais. Ele inclui:

• Um site «Event Planner» com página inicial (serviços e perguntas frequentes) e uma página Link in Bio.
• Um funil «Event Planner Offer»: cadastro e, depois, uma página de agendamento.
• O formulário «Marketing Form – Claim Offer» e um «Marketing Pipeline».
• Duas automações com nome, «New Lead Nurture (Fast 5) – Claim Offer» e «Long Term Nurture», com e-mail, SMS e mensagem de voz.
• Agendas de consulta e de serviço, valores personalizados, widget de chat, respostas prontas e um prompt de Voice AI.
• Resposta automática a ligações perdidas como ganho rápido.

O que falta é justamente o que diferencia um negócio de eventos. Por exemplo, não há formulário com data e convidados, nem etapas de proposta e sinal, nem automações de contrato ou cobrança. Além disso, nada vem em português nem pensado para WhatsApp. Portanto, use o snapshot como base de marketing do seu sistema para eventos. Em seguida, monte o funil e as três automações, ou importe um snapshot de agência que já tenha tudo isso.

Com estes oito passos, uma conta vazia vira um sistema para eventos pronto para vender.

1. Crie a subconta. Carregue o snapshot Event Planner ou comece do zero. Em seguida, preencha Settings › Business Profile (perfil da empresa) e adicione a equipe.
2. Crie os campos do evento. Por exemplo, data do evento, tipo (casamento, 15 anos, corporativo), local, convidados, orçamento e pacote.
3. Importe seus clientes. Suba um CSV da planilha com tags por tipo de evento e, em seguida, marque quem já foi cliente.
4. Monte o funil. Sete etapas, de Pedido de orçamento a Avaliação e indicação. Além disso, se vende para empresas, crie um segundo funil corporativo.
5. Crie as agendas. Primeira conversa, visita ao espaço e degustação, cada uma com lembretes por WhatsApp ou e-mail.
6. Conecte os canais. WhatsApp, Instagram, Facebook, Perfil da Empresa no Google e, se fizer sentido, um número de telefone.
7. Configure pagamentos e documentos. Conecte o processador, crie os produtos de sinal e parcelas e, por fim, monte os modelos de proposta e contrato.
8. Ative automações e eventos. Publique as três automações, as avaliações e um relatório de vendas. Depois, crie seus eventos com ingresso ou RSVP.

O HighLevel cobra uma assinatura fixa, sem cobrança por usuário ou por contato. Em geral, uma cerimonialista ou um buffet pequeno começa no Starter, por US$ 97 (≈ R$ 510) por mês. De fato, ele inclui contatos e usuários ilimitados e todos os recursos principais. Por outro lado, agências escolhem o Unlimited, US$ 297 (≈ R$ 1.562), ou o Agency Pro, US$ 497 (≈ R$ 2.614). No plano anual, os valores são US$ 970, US$ 2.970 e US$ 4.970.

Além do plano, você paga o uso. Por exemplo, o WhatsApp soma US$ 10 (≈ R$ 53) por mês mais as tarifas da Meta. Além disso, desde 1º de outubro de 2026, se cobram as mensagens de serviço acima de 1.000 por número no mês. O e-mail custa US$ 0,675 por 1.000 envios. Já a IA é paga por uso ou em planos de US$ 50 ou US$ 97 por mês.

Em geral, um negócio pequeno de eventos fica entre US$ 110 e US$ 200 por mês (≈ R$ 579 a R$ 1.052). Afinal, tudo depende do uso de WhatsApp e IA. Os valores em reais usam US$ 1 = R$ 5,2605 (PTAX 5,0826 + IOF 3,5%). É uma faixa ilustrativa, então confira o guia de preço em reais e o preço do Funcionário de IA.

Planos do GoHighLevel comparados

Custos de uso além do plano

Nenhum sistema para eventos faz tudo. O HighLevel é uma plataforma de vendas, marketing e cobrança, não um ERP de eventos. Portanto, isto é o que ele não faz.

• Não tem financeiro por evento com DRE, nem controle de estoque de mobiliário e decoração.
• Não gerencia fornecedores, escala de equipe ou casting; em vez disso, você usa tarefas e notas.
• Não emite nota fiscal; isso continua no seu sistema fiscal ou com o contador.
• Não tem planta de mesas nem mapa de convidados.
• Não traz vitrine de compradores, como a das plataformas de ingressos.

Comparação com Sympla, Even3 e MeEventos

Em troca, junta numa conta o que os outros separam: WhatsApp, funis, anúncios, avaliações, contratos, cobranças e ingressos. A tabela usa as informações públicas de cada site em outubro de 2026 (Sympla, Even3, MeEventos). Portanto, confirme os detalhes numa demonstração.

Numa plataforma de ingressos, o participante compra, entra e vai embora. Contudo, no HighLevel cada inscrito vira um contato no mesmo CRM em que você vende os seus serviços. Ou seja, o encontro de noivas que você organiza alimenta o funil de casamentos do ano seguinte.

Por exemplo, uma assessoria cria um workshop gratuito «Como planejar o seu casamento» com 80 vagas e RSVP. Então cada inscrita recebe o lembrete e faz check-in com QR code. No dia seguinte, ganha um WhatsApp com o link para agendar uma conversa. Por fim, quem agenda entra direto na etapa «Reunião». Assim, o seu sistema para eventos vende ingressos e, ao mesmo tempo, gera os próximos contratos. E o HighLevel não cobra taxa extra sobre a venda.

Ver todos os segmentos →

Fontes: Guia oficial do HighLevel: Event Planner · Ajuda do HighLevel: criar e gerenciar Eventos · Changelog do HighLevel: Propostas e Orçamentos · Ajuda do HighLevel: preços do WhatsApp · LGPD: Lei 13.709/2018 · Política de mensagens do WhatsApp Business · Sympla · Even3 · MeEventos