CRM para academias: venda mais planos e reduza a evasão

Segunda-feira, 19h10. Na sua academia em Bauru, o professor Alexandre Batista comanda uma aula de funcional lotada. A música alta abafa o celular da recepção. Enquanto isso, Cássio Bezerra manda mensagem no WhatsApp a partir de um anúncio do Instagram: quer agendar a aula experimental. Ninguém responde até quarta, e aí ele já fechou com outra academia. Um bom CRM para academias evita essa perda. Ele responde o Cássio em um minuto, envia o link de agendamento e avisa a recepção.

A segunda perda é mais lenta. Um aluno novo vem três vezes por semana em janeiro, depois duas e então nenhuma. Mas ninguém liga até ele cancelar em março. Por isso a retenção também precisa de um sistema, e não só de bons professores. Em outras palavras, a aula experimental e os primeiros 30 dias merecem tanta atenção quanto o anúncio.

Este guia resolve as duas coisas no HighLevel, com funil, automações, agenda, planos e avaliações. Além disso, explica o que o seu sistema de gestão continua fazendo. Ele faz parte dos nossos guias de GoHighLevel por segmento.

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O sistema de gestão da academia foi feito para a operação: catraca, grade de aulas, cobrança, PIX e app do aluno. Já um CRM para academias cuida do que está em volta: o lead, a aula experimental, a matrícula e a reativação. Então pense no HighLevel como a camada de vendas e retenção ao lado do Pacto, Tecnofit, EVO ou Nextfit.

Antes de configurar qualquer coisa, liste os vazamentos. Afinal, um CRM para academias tem uma função para cada um, então dá para resolver um por vez.

Na maioria das vezes, sim, e a divisão é simples. Na prática, o sistema de gestão é dono do cadastro que a catraca, a grade e a cobrança usam. Por outro lado, o HighLevel é dono da conversa: leads, aula experimental, WhatsApp, avaliações e reativações. Além disso, os dois conversam por webhooks e API ou pelo Zapier.

Existem duas montagens honestas. Na primeira, um estúdio pequeno sem catraca faz tudo no HighLevel: aulas, cobrança no cartão e CRM. Na segunda, a academia mantém Pacto, Tecnofit, EVO ou Nextfit para catraca, PIX e cobrança. Enquanto isso, o CRM para academias cuida de vendas e retenção. Em geral, vale decidir logo qual sistema guarda o status real de cada plano.

A academia não vende um contrato; vende um hábito. Por isso o funil acompanha a pessoa da primeira mensagem até aluno frequente. Além disso, continua de olho depois da matrícula. Então as automações movem o card quando alguém agenda, comparece, paga ou some. Assim, você vê toda semana quantas aulas experimentais viraram matrícula.

Para a aula experimental, basta uma agenda simples de 20 ou 30 minutos. Para as aulas em grupo, porém, o HighLevel tem um calendário de aulas com vagas por turma e horários recorrentes. Além disso, cobra o agendamento via Stripe, útil para aulas avulsas (guia do HighLevel). Mesmo assim, veja os limites antes de levar a grade para o seu CRM para academias.

• Um professor por calendário de aulas. Por isso, com vários professores, você cria um calendário para cada um.
• Uma vaga por agendamento. O aluno não reserva para um amigo, porque “Add Guests” não funciona nesse tipo de calendário.
• Sem lista de espera documentada. O guia não menciona, então uma turma cheia simplesmente fecha.
• Sem catraca nem check-in. Portanto, frequência e controle de acesso continuam no sistema de gestão.

Os planos usam produtos e faturas recorrentes (guia de produtos recorrentes). Assim, no fim da experiência, você manda um link de pagamento pelo WhatsApp. Além disso, programas online cabem em cursos e comunidades. No entanto, não encontramos PIX Automático nem NF-e nativos, então isso fica no sistema de gestão.

1. Lead → aula experimental agendada em minutos

Esta é a automação que paga a ferramenta. O gatilho é o formulário “Claim Offer” ou o “Facebook Lead Form Submitted”, se você usa anúncios. Então, na hora, o HighLevel cria a oportunidade em Novo lead e envia um WhatsApp com o link de agendamento. Além disso, a recepção recebe uma notificação interna. Fora do horário, porém,, a IA de conversas ou o Voice AI respondem dúvidas e oferecem horários.

Se a pessoa não agenda em 10 minutos, chega um e-mail com os detalhes da aula. Em seguida, depois de um dia, a automação cria uma tarefa de ligação para a recepção. Assim que ela agenda, o card vai para Experimental agendada e a sequência para. Então ninguém recebe cinco mensagens depois de já ter dito sim.

2. Experimental → matrícula, e depois os primeiros 30 dias

O gatilho é o “Appointment Status” alterado para “Showed” na agenda experimental. Na mesma hora sai uma mensagem de boas-vindas com o que trazer. Então, dois dias depois, outra mensagem pergunta como foi a primeira aula. Por volta do dia 8, o professor recebe uma tarefa para ligar antes do dia 10. Em seguida, no dia 12, chega a proposta com link de pagamento e um prazo claro.

Quando o pagamento entra, o card vai para Aluno ativo e começam 30 dias de boas-vindas. Por exemplo, o professor manda um recado no dia 1 e sugere a terceira aula no dia 7. Então revisa objetivos no dia 14 e pede avaliação e indicação no dia 30. Porém, se a experiência termina sem pagamento, o contato vai para Perdido e entra no fluxo “Long Term Nurture”.

3. Reativação por falta de frequência e cobrança recusada

Esta automação depende de dados do sistema de gestão, porque o HighLevel não enxerga a catraca. Para isso, envie as entradas ou as cobranças recusadas por um “Inbound Webhook” ou pelo Zapier. Em seguida, aplique uma tag como inativo-14d ou pagamento-recusado. A tag inicia o fluxo, portanto a mesma lógica funciona com qualquer sistema.

No caso da falta de frequência, o aluno recebe uma mensagem gentil do professor, e não um desconto. Se ele não volta em três dias, uma tarefa pede que alguém ligue. Ainda sumido no dia 30? Então o dono manda uma mensagem pessoal com uma oferta de retorno. No caso da cobrança recusada, porém, a primeira mensagem leva o link para atualizar o cartão.

No Brasil, quase todo lead chama no WhatsApp ou no direct do Instagram. Por isso, em um CRM para academias, a caixa de entrada importa tanto quanto o funil. O HighLevel junta WhatsApp, Facebook, Instagram, chat do site, SMS e e-mail em uma conversa por contato. Além disso, os professores respondem pelo celular entre as aulas.

Antes de tudo, entenda como o WhatsApp é cobrado. O HighLevel cobra US$ 10 (≈ R$ 53) por mês por subconta, mais cada mensagem entregue (guia de preços do WhatsApp). Porém, conversas de marketing e de utilidade só abrem com modelos aprovados. Por outro lado, dentro da janela de 24 horas desde a última mensagem do aluno, você responde com texto livre. Em seguida, ative a IA de conversas para as perguntas repetidas: preço, horário e “serve para iniciante?”.

O melhor momento para pedir avaliação é a semana em que o aluno percebe evolução, e não o primeiro dia. Por isso, envie o pedido a todos os alunos perto do dia 30, sem filtrar. Mas, se alguém responde com uma reclamação, a mensagem vai primeiro para o gerente. Então a IA de avaliações sugere respostas públicas. Por fim, depois de uma boa avaliação, outra mensagem oferece uma semana grátis para um amigo. Assim, o amigo entra no funil com a tag indicação.

O HighLevel publica gratuitamente um playbook do snapshot para academias, e a página do Gym playbook descreve o pacote. É um bom ponto de partida, mas é um modelo genérico com o nome do segmento trocado. Em outras palavras, ele coloca a academia no ar rápido, enquanto a retenção do seu CRM para academias fica com você. O pacote traz:

• Um site “Gym” com página inicial (serviços e perguntas frequentes) e uma página “Link in Bio”.
• Um funil “Gym Offer”: etapa de cadastro e depois página de agendamento.
• O formulário “Marketing Form – Claim Offer” e um “Marketing Pipeline” com etapas que você define.
• Dois fluxos com nome: “New Lead Nurture (Fast 5) – Claim Offer”, com e-mail, SMS e mensagem de voz, e “Long Term Nurture”.
• Calendários com a tag “Gym Classes/Sessions”, uma agenda simples e uma agenda de evento para avaliações.
• Valores personalizados como “Promotion Name”, widget de chat, missed call text back, um anúncio e um prompt de Voice AI.

Mesmo com o kit, ainda falta criar as etapas, um calendário por professor, a sequência até a matrícula e as boas-vindas. Da mesma forma, as reativações e os modelos de WhatsApp em português ficam com você, porque o guia não traz textos. Por fim, carregue o kit pelos snapshots ao criar a subconta.

1. Crie a subconta. Carregue o snapshot de academia ou comece do zero. Em seguida, defina horários, fuso e o valor “Promotion Name”.
2. Cadastre professores e equipe. Em Settings › My Staff (Equipe), adicione cada professor, porque cada calendário de aulas tem um responsável.
3. Importe alunos e leads. Importe um CSV do sistema de gestão com tags aluno, ex-aluno e lead, mais um campo de consentimento (LGPD).
4. Monte o funil. Um único funil de alunos, de Novo lead até Aluno ativo, com as etapas Em risco e Perdido / inativo para a retenção.
5. Configure a agenda. Uma agenda experimental e um calendário de aulas por professor, com vagas e horários recorrentes.
6. Conecte WhatsApp e redes. Conecte WhatsApp, Instagram, Facebook e Google e, por fim, crie os modelos de lembrete e reativação.
7. Conecte pagamentos e ofertas. Conecte o Stripe, crie os planos recorrentes e, em seguida, publique o funil experimental.
8. Publique automações e relatórios. Teste as três automações e acompanhe comparecimento e conversão em relatórios.

O HighLevel cobra um plano fixo mais o consumo. Em geral, uma academia de uma unidade começa no Starter, por US$ 97 (≈ R$ 510) por mês, com contatos e usuários ilimitados. Além disso, entra o WhatsApp: US$ 10 (≈ R$ 53) por mês por subconta, mais as tarifas da Meta. Desde 1º de outubro de 2026, as mensagens de serviço acima de 1.000 por número no mês também são cobradas.

Portanto, uma academia pequena que trabalha quase tudo pelo WhatsApp costuma pagar US$ 110–150 (≈ R$ 580–790) por mês antes da IA. Além disso, um plano de IA de US$ 50 ou US$ 97 leva isso para algo como US$ 160–250 (≈ R$ 840–1.315). São números ilustrativos, porque o seu volume decide o resto. Por fim, some o sistema de gestão. Veja o nosso guia de preço do GoHighLevel em reais e o preço do Funcionário de IA.

Planos do GoHighLevel comparados

Custos de uso além do plano

O HighLevel é um CRM para academias, e não um sistema de gestão completo. Por isso, confira estas lacunas antes de cancelar qualquer coisa.

• Sem catraca, biometria ou check-in. O controle de acesso continua no sistema de gestão.
• Sem PIX Automático nem NF-e nativos. Não encontramos documentação disso no HighLevel.
• Limites do calendário de aulas. Um professor por calendário, uma vaga por agendamento e sem lista de espera documentada.
• Sem app de treino. O aplicativo do HighLevel serve para operar o negócio, e não para prescrever treinos.
• Sem integração nativa com TotalPass ou Wellhub. Os sistemas de gestão abaixo, no entanto, declaram essa integração.

Esta comparação usa a lista de sistemas para academias do blog do Pacto. O próprio artigo avisa que os recursos são declarados por cada fornecedor e foi publicado por um deles, então confirme antes de assinar.

Este é o ângulo que quase nenhum guia de CRM para academias aborda. De fato, muitos alunos chegam por agregadores como TotalPass e Wellhub (ex-Gympass). Os sistemas de gestão registram esses check-ins, mas o relacionamento costuma ficar com a plataforma. Portanto, sem um processo, esse aluno nunca vira um contato seu.

A solução é simples. Por exemplo, coloque na recepção um QR code para um formulário curto do HighLevel, com consentimento claro para receber mensagens. Em seguida, uma automação envia boas-vindas e convida para uma avaliação física. Por fim, depois de algumas semanas, apresenta um plano direto. Mesmo assim, confira o contrato com cada agregador antes, porque as regras de comunicação com esses alunos podem variar.

Ver todos os segmentos →

Fontes: HighLevel: playbook do snapshot para academias · HighLevel: Gym playbook · HighLevel: calendário de aulas (vagas e disponibilidade) · HighLevel: produtos recorrentes · HighLevel: preços e cobrança do WhatsApp · HighLevel: missed call text back · Lei Geral de Proteção de Dados (Lei 13.709/2018) · Pacto: melhores sistemas para academias (recursos declarados)